クラブイベントを開催するにあたって本当に大事だった7つのこと

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一般の方を対象に開催したオープン系のイベントだったり、一般告知をせず招待オンリーで開催したクローズド系のイベントだったりと、これまで7回ほどクラブイベントと銘打って企画してきました。その中身を紐解いてみると592らしく音楽ゲームよりなイベントだったり、TECHNO/HOUSEを基軸とした4つ打ちのイベントだったりと、ターゲットとなるお客さんを変えて回を重ねていったのでした。イベントを企画するということは本当に大変なことですが、繰り返しイベントを企画していったことで気づくことのできた大事なことがあったので、これだけは忘れたくないと思ったことを備忘録的にまとめてみます。というわけで、全文は「続きを読む」より。

1.イベントは一人では成り立たないことを忘れないこと

イベント内容の構想があって、それを形にしたい!という衝動から来るオーガナイズ精神はイベンターにとって必需なものだと思います。しかし、それだけで一人突っ走ってしまっては、主催者のオナニーにみんなが振り回されるだけで終わることになります。DJが集まって、VJも集まって、イベント運営スタッフがいて、お店の店員さんがいて、遊びにきてくれるお客さんがいて、、。と、本当に沢山の人に支えられて1つのイベントが成り立つことを忘れないようにしたいものです。少ししつこいくらい感謝の気持ちを述べるくらいでちょうど良いかもしれません。

2.イベントの「成功」ラインを予め決めておくこと

イベントの開催にあたって、どこまで達することができたらそのイベントは「成功」なのか、を予め決めておくことが重要です。「成功」ラインを決めておくことで、イベント当日までに準備しなければならない内容の規模や進行スケジュールが見えてきます。例えばお客さんを50人呼べたらそのイベントは「成功」と、集客人数を成功ラインとした場合、50人呼ぶためには何人の協力が必要か、また、50人呼ぶためにはどういう宣伝を打つべきか、何日前から告知すべきかなど、そのラインに応じた準備を進めやすくなります。個人レベルで初めて開くイベントなら「身内で集まってワイワイできたらOK」みたいに漠然とした内容を成功ラインにしても良いと思います。「成功」のラインは背伸びしすぎない絶妙なところに設定しましょう。

3.イベント協力者が最後まで同じ方向を向いてくれること

イベントの規模によっては、出演DJさんに集客のお手伝いをお願いすることがあります。それは決して悪いことではないし、そもそも主催者ひとりで数十人、数百人規模の集客を達成するにはよほど名が通っている人でない限り難しいことでしょう。イベントの雰囲気はお客さんの数で大きく左右されます。ぜひ出演DJさんたちにも宣伝や告知などの協力をお願いして、イベントを一緒に作っていってくれる方たちに出演オファーしましょう。出演オファーをする際には予め「○人くらいお客さんを呼んでほしい」と、具体的な集客人数を提示しても良いと思います。そのDJは集客希望人数を参考に出演してくれるかどうか判断してくれることでしょう。この条件提示は出演可否の大きな判断基準になりえます。しかし実際に集まるお客さんの人数は、呼んでほしいとお願いした人数の半分くらいに落ち着くと思っておいてください。それよりも多く集まればラッキー!くらいの気持ちでないととてもガッカリすることがあります。しかし、イベント当日に集客人数が思わしくなかった場合、そのDJを絶対に攻めたりしてはいけません。言葉にしなくても呼べなかったことに一番罪悪感を覚えるのはその張本人です。多かれ少なかれイベントの告知をしてくれているはずですし、そのような出演者にも常に感謝の気持ちを配りたいものです。

ちなみに余談ですが、主催者にとって一番辛いのは、お客さんを呼んでもらえないことではなく、イベント直前になって出演者にドタキャンされることです。主催者に非がなくても、チラシやWEBサイトなど告知した媒体にはその出演者の名前が入っているため、その出演者目当てで遊びにきてくれたお客さんには申し訳ない気持ちで謝罪しなければならなくなるほか、タイムテーブルを急遽変更したり、告知媒体にお詫びのメッセージを追加したりと、ドタキャンした出演者が想像しているよりも遥かに大変な労力が発生します。どうしてもやむを得ない事情をのぞき、最後までイベントに力を貸してくれる出演者と手をとっていきたいものです。

4.身内イベントから脱却したい場合、主催者を複数人で計画すること

フライヤー制作から、開催場所との選定、DJのブッキングなどイベント企画の9割以上を僕ひとりで進めてきましたが、DJのブッキング(DJの出演オファー)に関しては自分一人ではどうしても身内感が出てしまいました。出演DJの幅を広げるためには、複数人で出演DJを集めてくることが重要となってきます。イベントのテーマなどを予め主催者間でしっかりすり合わせておき、そのテーマに見合ったDJができる出演者を見つけてください。ただし、予め身内感のあるイベントにしたいと決めて準備を進めていくことも主催者間で意見が一致していれば十分アリだと思います。

5.出演者にギャランティーが入るかどうかを一番最初に伝えること

出演者によっては、出演料を求める人もいます。主催者側で出演料を渡す予定が無い場合、または交通費のみなど少額となる場合は、出演オファー時に具体的な金額を提示することがベターです。最初から黒字見込みが無いと判断される場合、無理なギャランティーを出して赤字を喰らうよりは、予算があまりとれそうにない旨をちゃんと伝えて、ギャラの有無を最初に提示したほうが無難です。お金にトラブルはつきものです。トラブルになりそうな不安は最速でつぶしてしまいましょう。

6.イベントに遊びにきてくれたお客さんと積極的に話すこと

イベントに遊びにきてくれたお客さんだから、多かれ少なかれ、イベントには興味を持って来店してくれています。クラブイベントだからお客さんの中にはDJの方だっているはずですし、好きなDJのプレイを聞きたくて来店してくれた方もいるはずです。話の切り口はどんな形でも良いのでどんどん積極的に声をかけていくと良いです。特にひとりで携帯をいじっている人を見かけたら最優先で声をかけましょう。わざわざひとりで延々と携帯をいじりたくて遊びに来る人はいないですし、難しい会話をする必要はありません。「こんにちは。このイベントを主催した○○です。今日は遊びにきてくださってありがとうございます!このイベントはどういった経緯で知ったんですか?どなたかDJさんのお知り合いですか?」などの軽い質問を交えた会話でOKです。もしかすると思いも寄らないルートでイベントを知ってくれたお客さんかもしれません。

7.イベントの開催自体はそんなに難しいことではないということ

本当に難しいのは、イベントの中身を濃いものにすることと、そのイベントを継続することです。集めたお客さんの人数は次回開催した際も同じ人数が集まってくれる保証は無いし、内容にマンネリ化が進むと主催陣のモチベーションも下がってきます。工夫を凝らして常に刺激のあるイベントを持続していくことが本当に難しいことです。

これだけ膨大な気遣い、気配りが発生するイベントを継続して開催していく原動力はお客さんや一緒にイベントの企画に協力してくれた方々からの「楽しかった」の一言、それだけです。笑顔で心から「楽しかった」と言われて主催者たちの苦労ははじめて報われます。みなさん、遊びにいったイベントが少しでも楽しかったら遠慮なく主催の方にその気持ちを伝えてあげてください。その言葉はあなたが思っているより数倍も嬉しく喜びに満ち溢れた宝物となって響くことでしょう。

これからもそんな素敵な気持ちを抱いてイベントを続けていけたらいいなーと思って書き起こしてみました。みんなの心に響くイベントにしていきたいですね。それではまた。

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都内で紙媒体、展示ブース装飾を中心にディレクションを手がけるアートディレクター兼グラフィックデザイナー。小学生の頃に音楽ゲームとの出会いを経て、音楽の可能性を強く感じる。2011年からDJとしての活動を開始し、渋谷・六本木を中心に活躍中。

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